Conceptos.
Son documentos que sirven como medios de comunicacion y coordinacion que permiten registrar
y transmitir de forma ordenada y sistematica la informacion de una organizacion.
Es una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que
tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de unidades
internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los
cargos.
Es muy importante su utilización por cuanto es una valiosa herramienta técnica que ayuda a
lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.
Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en cómo
deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.
Objetivos de los Manuales.
- Asegurar adecuada comprensión de funciones, propósitos y expectativas de organización y de actividades que realiza.
- Lograr y mantener sólida visión orgánica de toda la entidad.
- Facilitar estudio de la organización.
- Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates.
- Conocimiento de la estructura y valoración de cargos que la integran.
- Establecer canales de comunicación y de relaciones funcionales.
- Proporcionar una visión global de la organización, conocimiento de roles y medio que facilite formación técnico - profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.
Clasificación
POR SU CONTENIDO
- De historia.-Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.
- De organización.- Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos.
- De políticas.- Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.
- De procedimientos.- Expresa los procedimientos administrativos a través de los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos.
- De contenido múltiple.- Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”.
POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN
GENERAL: También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de propósito múltiple.
- De organización y funciones:Establece estructura orgánica de la entidad y funciones que cumplen diferentes órganos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
- De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
- De políticas: Dirección fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organización. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armonía, consistencia y solidez a entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.
ESPECÍFICO: Estos manuales contienen información de una unidad orgánica.
- De reclutamiento y selección: Se refiere al área del personal y su objetivo es establecer pautas de cómo reclutar y seleccionar.
- De auditoría interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a actividades de la auditoría interna.
- De políticas de personal: Su objetivo es definir políticas, así como señalar guías respecto a temas de contratación, permisos, etc.
- De procedimiento de tesorería: Su objetivo es establecer procesos a seguir en el área de tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo.
POR FUNCIÓN ESPECÍFICA
- De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricación, es decir la inspección y control de producción.
- De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una útil fuente de referencia para los compradores.
- De Ventas.-Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.
- De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.
- De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, manejo de registros, etc.
- De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, etc.
- De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y selección, administración de personal, políticas de personal, capacitación.
- Técnico.-Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos.
- De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. También incluye técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para el usuario.
Importancia.
dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer
dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas
personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica,
haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.
